ℹ️ 1. Ταυτότητα Συστήματος & Υπεύθυνος Επεξεργασίας
| Όνομα Συστήματος | Σύστημα Διαχείρισης Καταστημάτων (υπό κατοχύρωση ονόματος) |
| Brand Προγράμματος | Tailor Made Coffee Roasters · Venetis Network |
| Φάση Λειτουργίας | ΠΙΛΟΤΙΚΗ — κατόπιν εντολής VENETIS ΑΒΕΕΤ για αξιολόγηση οφελών |
| Υπεύθυνος Επεξεργασίας (Data Controller — Pilot) | Φίλιππος Παπαγεωργίου — Ανάπτυξη &
Λειτουργία Συστήματος team@tailormadebov2.app |
| Επικοινωνία & GDPR | team@tailormadebov2.app |
| Εντολοδότης Pilot | VENETIS ΑΒΕΕΤ |
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μετά την ολοκλήρωση του pilot και την υπογραφή επίσημης σύμβασης, ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας (Data Controller) θα μεταβεί στη VENETIS ΑΒΕΕΤ. Οι χρήστες θα ενημερωθούν εγγράφως 30 ημέρες πριν οποιαδήποτε αλλαγή.
👥 2. Ρόλοι Χρηστών & Επίπεδα Πρόσβασης
| Ρόλος | Τι βλέπει / κάνει | Πρόσβαση στο AI |
|---|---|---|
| Barista | Συνταγές, tasks, βάρδιες, εξοπλισμός, blog, manuals, ταμείο | Περιορισμένη (FAQ & εκπαίδευση) |
| Store Manager | Όλα τα barista + ρυθμίσεις καταστήματος, bonus, πρόγραμμα | Αναφορές καταστήματος |
| Trainer | Αξιολογήσεις προσωπικού & καταστημάτων, έλεγχος & διεκπεραίωση εξοπλισμού, ημερολόγιο επισκέψεων | Αναλύσεις εξοπλισμού & αξιολογήσεων |
| HQ / Administration | Πλήρης πρόσβαση δικτύου, bonus management, trainers, manuals, blog, συνταγές | Πλήρης πρόσβαση |
📋 3. Δεδομένα που Συλλέγουμε & Επεξεργαζόμαστε
Α. Δεδομένα που αφορούν όλους τους χρήστες
| Κατηγορία | Τι ακριβώς | Σκοπός |
|---|---|---|
| Στοιχεία λογαριασμού | Όνομα, email, ρόλος, κατάστημα | Δημιουργία & διαχείριση λογαριασμού |
| Δεδομένα εκπαίδευσης | Αναγνώσεις άρθρων, manuals, συνταγών (τι, πότε) | Παρακολούθηση εκπαιδευτικής προόδου |
| Δεδομένα tasks | Ανάθεση, ολοκλήρωση, προθεσμίες | Διαχείριση εργασιών |
| Δεδομένα βαρδιών | Πρόγραμμα βαρδιών, αλλαγές, εγκρίσεις | Προγραμματισμός προσωπικού |
| Δεδομένα ταμείου | Ημερήσια αναφορά εσόδων, διαφορές, εγκρίσεις | Έλεγχος αποτελεσμάτων καταστήματος |
| Δεδομένα bonus | Πωλήσεις, υπολογισμός μπόνους ανά εργαζόμενο | Αυτόματος υπολογισμός bonus |
| Δεδομένα επικοινωνίας | Μηνύματα μεταξύ barista, manager, trainer | Συνεργασία & τεκμηρίωση |
| Τεχνικά δεδομένα | IP, συσκευή, browser, ώρες σύνδεσης | Ασφάλεια & τεχνική υποστήριξη |
Β. Επιπλέον δεδομένα Trainer (ισχύει μόνο για τον ρόλο Trainer)
| Κατηγορία | Τι ακριβώς | Σκοπός |
|---|---|---|
| Αξιολογήσεις προσωπικού | Βαθμολογίες barista/manager, σχόλια, action items ανά επίσκεψη | Αξιολόγηση & εκπαίδευση προσωπικού |
| Αξιολογήσεις καταστήματος | Συνολική βαθμολογία, επιμέρους κατηγορίες, φωτογραφίες | Ποιοτικός έλεγχος δικτύου |
| Έλεγχος εξοπλισμού | Status μηχανημάτων, ημερομηνίες service, εκπρόθεσμα | Real-time tracking εξοπλισμού |
| Αναφορές & διεκπεραίωση βλαβών | Είδος βλάβης, φωτογραφίες, κατάσταση επισκευής, ημερομηνία επίλυσης | Παρακολούθηση & κλείσιμο αναφορών |
| Ημερολόγιο επισκέψεων & εργασιών | Ημερομηνία, ώρα, κατάστημα, τύπος επίσκεψης, διάρκεια | Παρακολούθηση δραστηριότητας Trainer |
Γ. Δεδομένα που επεξεργάζεται ο AI Βοηθός (μόνο όταν τον χρησιμοποιείς)
| Κατηγορία | Τι ακριβώς | Σκοπός |
|---|---|---|
| Ερωτήματα (queries) | Αυτό που πληκτρολογείς στον AI σε φυσική γλώσσα | Παραγωγή απάντησης |
| Δεδομένα πλαισίου | Αριθμοί, ονόματα καταστημάτων, ημερομηνίες — ανωνυμοποιημένα όπου είναι εφικτό | Ανάλυση & παροχή πληροφοριών |
| Αποστολή σε τρίτο | Τα παραπάνω αποστέλλονται στην Anthropic PBC (ΗΠΑ) για παραγωγή απάντησης — βάση Standard Contractual Clauses (GDPR Άρθρο 46) | Πάροχος AI: Anthropic PBC |
👁️ 4. Παρακολούθηση Δραστηριότητας — Σημαντική Ενημέρωση
Ενημερώνεσαι ότι η δραστηριότητά σου στο σύστημα καταγράφεται και είναι ορατή στον Trainer, τον Manager του καταστήματός σου και τη διοίκηση. Αυτό περιλαμβάνει:
- •Ποια άρθρα, manuals και συνταγές διάβασες — και πότε
- •Πότε συνδέθηκες και από ποια συσκευή
- •Ποια tasks ολοκλήρωσες και πότε
- •Τις βαθμολογίες σου από αξιολογήσεις trainer
- •Τις αναφορές εξοπλισμού που υπέβαλες
- •[Trainer] Αριθμός & συχνότητα επισκέψεων, βαθμολογίες που χορήγησες, ημερολόγιο εργασιών
ΧΡΗΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ: Τα δεδομένα απόδοσης μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο πλαίσιο αξιολόγησής σου και υπολογισμού bonus, σύμφωνα με τις πολιτικές του προγράμματος Tailor Made Coffee Roasters.
⚖️ 5. Νομική Βάση Επεξεργασίας
| Εκτέλεση σύμβασης | Για τη λειτουργία του λογαριασμού & του προγράμματος εκπαίδευσης (Άρθρο 6(1)(β)) |
| Έννομο συμφέρον | Για βελτίωση ποιότητας υπηρεσιών & διαχείριση δικτύου (Άρθρο 6(1)(στ)) |
| Συναίνεση | Για τη χρήση AI Βοηθού & επεξεργασία δεδομένων που δεν είναι απαραίτητη για τη βασική λειτουργία (Άρθρο 6(1)(α)) |
Η επεξεργασία γίνεται σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (GDPR) και τον Ν. 4624/2019.
👥 6. Ποιος Βλέπει τα Δεδομένα σου
| Trainer | Αξιολογήσεις, αναγνώσεις, tasks, αναφορές εξοπλισμού, επικοινωνία |
| Store Manager | Tasks, βάρδιες, αναφορές εξοπλισμού |
| Διοίκηση / HQ | Συγκεντρωτικά δεδομένα απόδοσης δικτύου — όλες οι κατηγορίες |
| Τεχνική Υποστήριξη | Μόνο για τεχνική επίλυση προβλήματος — υπό υποχρέωση εμπιστευτικότητας |
| Anthropic PBC (AI μόνο) | Μόνο τα queries & δεδομένα πλαισίου όταν χρησιμοποιείς τον AI Βοηθό — βάση SCC |
| Τρίτοι | ΟΧΙ — τα δεδομένα δεν μεταβιβάζονται σε τρίτους εκτός αν απαιτείται από τον νόμο |
🗓️ 7. Χρόνος Διατήρησης Δεδομένων
| Κατηγορία | Διάρκεια | Νομική βάση |
|---|---|---|
| Στοιχεία λογαριασμού | Έως διαγραφή λογ/σμού | Εκτέλεση σύμβασης |
| Εκπαιδευτικά δεδομένα & αξιολογήσεις | 5 χρόνια | Εργατική νομοθεσία |
| Δεδομένα bonus & ταμείο | 5 χρόνια | Φορολογική νομοθεσία |
| Αναφορές βλαβών & διεκπεραίωση | 3 χρόνια | Εμπορική νομοθεσία |
| Ημερολόγιο επισκέψεων Trainer | 5 χρόνια | Εργατική νομοθεσία |
| Μηνύματα επικοινωνίας | 2 χρόνια | Έννομο συμφέρον |
| AI queries & ιστορικό | 90 ημέρες | Ασφάλεια & audit trail |
| Τεχνικά logs | 3 μήνες | Ασφάλεια συστήματος |
✅ 8. Τα Δικαιώματά σου βάση GDPR
Πρόσβαση
Να δεις ποια δεδομένα σου έχουμε
Διόρθωση
Να διορθώσεις λανθασμένα στοιχεία
Διαγραφή
Να ζητήσεις διαγραφή (με εξαιρέσεις νόμου)
Αντίρρηση
Να αντιταχθείς σε αυτοματοποιημένες αποφάσεις
Φορητότητα
Να λάβεις δεδομένα σε αναγνώσιμη μορφή
Περιορισμός
Να περιορίσεις την επεξεργασία
Ανάκληση
Ανά πάσα στιγμή για μη-απαραίτητη επεξεργασία
Καταγγελία
ΑΠΔΠΧ: www.dpa.gr · 210 6475600
Για άσκηση δικαιωμάτων & GDPR ερωτήματα: team@tailormadebov2.app · ΑΠΔΠΧ: www.dpa.gr
🤖 9. AI Βοηθός — Ειδικοί Όροι & Περιορισμοί
ΠΡΟΣΟΧΗ: Η χρήση του AI Βοηθού απαιτεί διαβίβαση δεδομένων εκτός ΕΕ (Anthropic PBC, ΗΠΑ). Αυτό αποτελεί ξεχωριστή κατηγορία επεξεργασίας για την οποία απαιτείται η ρητή συναίνεσή σου (Άρθρο 6(1)(α) & Άρθρο 13 GDPR).
ΔΕΝ αντικαθιστά ανθρώπινη κρίση — οι αποφάσεις παίρνονται πάνω από αυτόν
ΔΕΝ έχει μνήμη μεταξύ sessions — κάθε συνομιλία ξεκινά από μηδέν
ΔΕΝ εισάγεις περιττά προσωπικά δεδομένα τρίτων (ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, διευθύνσεις κατοικίας)
ΔΕΝ χρησιμοποιείς εκτός εργασιακού πλαισίου — αποκλειστικά για σκοπούς του συστήματος
Fair-use cap: 200 queries/χρήστη/μήνα included. Υπέρβαση ειδοποιεί τον Manager & HQ
Μπορείς να ζητήσεις διαγραφή ιστορικού AI queries πριν τις 90 ημέρες: team@tailormadebov2.app
Δήλωση Κατανόησης & Συναίνεσης
Επιβεβαίωσε ότι έχεις διαβάσει και κατανοήσει τα παρακάτω πριν αποκτήσεις πρόσβαση. Όλα τα πεδία είναι υποχρεωτικά.
Γενική Χρήση
Έχω διαβάσει και κατανοώ ότι η δραστηριότητά μου στο σύστημα (αναγνώσεις, tasks, βάρδιες, ταμείο, επικοινωνία, αξιολογήσεις, εξοπλισμός) καταγράφεται και είναι ορατή στον Trainer, τον Manager και τη διοίκηση.
Δεδομένα Απόδοσης
Κατανοώ ότι τα δεδομένα απόδοσής μου (βαθμολογίες, task completion, πωλήσεις) μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αξιολόγηση και υπολογισμό bonus στο πλαίσιο του προγράμματος Tailor Made Coffee Roasters.
Pilot & Μετάβαση
Κατανοώ ότι το σύστημα λειτουργεί σε πιλοτική φάση κατόπιν εντολής VENETIS ΑΒΕΕΤ. Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας είναι προσωρινά ο Φίλιππος Παπαγεωργίου (team@tailormadebov2.app) και μετά την υπογραφή επίσημης σύμβασης θα μεταβεί στη VENETIS ΑΒΕΕΤ με έγγραφη ενημέρωση 30 ημερών.
AI Βοηθός
Συναινώ ρητά στη χρήση του AI Βοηθού, κατανοώντας ότι τα queries και δεδομένα πλαισίου αποστέλλονται στην Anthropic PBC (ΗΠΑ) βάση Standard Contractual Clauses. Ο AI μπορεί να κάνει λάθη — φέρω ευθύνη για τον τρόπο χρήσης των πληροφοριών. Fair-use cap: 200 queries/μήνα.
GDPR & Δικαιώματα
Έχω ενημερωθεί για τα δικαιώματά μου βάση GDPR (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, φορητότητα, ανάκληση) και γνωρίζω ότι μπορώ να επικοινωνήσω στο team@tailormadebov2.app ή στην ΑΠΔΠΧ (www.dpa.gr).
☐ Όροι Χρήσης
Αποδέχομαι τους Όρους Χρήσης & Πολιτική Απορρήτου. Ενδεχόμενες αλλαγές θα μου κοινοποιούνται εγγράφως 30 ημέρες νωρίτερα. Μπορώ να ανακαλέσω τη συναίνεση για μη-απαραίτητη επεξεργασία οποτεδήποτε χωρίς συνέπειες.